"*" geeft vereiste velden aan
Eén jaar KOSMOS op de visveiling Scrabster
The Don Fishing Company Limited is Schotland’s toonaangevende visverkoop- en scheepsbeheerbedrijf. Opgericht in 1902 leveren ze al meer dan een eeuw diensten voor de verkoop van vis aan hun visserijklanten. De veilingmeesters van Don zijn actief op de grootste vismarkten van Schotland: Peterhead, Macduff, Scrabster en Kinlochbervie. In juni 2023 nam het team op de markt van Scrabster afscheid van de traditionele pen-en-papiermethode tijdens de mondelinge veiling en schakelde over op slimme tablets voor het registreren van de aanvoer en verkooptransacties. Deze digitale registratie, die een aanzienlijke vooruitgang betekent in de verwerking van de transactiegegevens, wordt mogelijk gemaakt door de nieuwe KOSMOS-software.
Kiezen voor KOSMOS
Het team van veilingmeesters van Don streeft voortdurend naar verbetering van de praktijken en de systemen die de belangen van zowel schippers als vishandelaren ten goede komen. Ze onderzochten opties voor digitalisering om de verkooptransacties in real time te automatiseren terwijl de mondelinge verkoop behouden bleef. Na een grondige beoordeling van de haalbaarheid van het systeem, gaven ze Aucxis opdracht geven om de KOSMOS-software aan te passen zodat een op maat gemaakt systeem kon worden gecreëerd dat voldeed aan de eisen van een traditionele mondelinge veilingomgeving.
Belangrijke uitdagingen
Het ontwerp van het Don KOSMOS-systeem was een complex IT-project vanwege de noodzaak om een volledig nieuwe verkoopmethode in het product te integreren, wat leidde tot een vertraging in de uitvoering. Al in een vroeg stadium werd duidelijk dat het standaard KOSMOS-programma moest worden aangepast aan de specifieke eisen van Don en moest voldoen aan de eigenheden van een mondelinge veiling. Het inbouwen van flexibiliteit in het systeem was cruciaal om te waarborgen dat de mondelinge veiling niet werd opgehouden tijdens een live sessie. De implementatie van het nieuwe handmatige registratiesysteem moest ervoor zorgen dat het tempo van de veiling consistent bleef met de traditionele methode van pen en notitieblok.
Een nieuwe manier van werken voor de veilmeesters
De veilmeesters doorliepen een uitdagend traject bij de overstap van de traditionele manier van registratie naar de digitale werkwijze. Tijdens de proefperiode bouwden ze de nodige ervaring op en raakten ze meer vertrouwd met de manier van werken en de functionaliteiten van het nieuwe systeem. Het was voor hen een geruststelling om te constateren dat de digitale transactieregistratie even snel verliep als met de oude methode. Ze zijn ook zeer positief over het feit dat informatie over producten en partijen direct beschikbaar is op de tablet tijdens de veiling, met automatisch bijgewerkte tellingen en het aantal resterende dozen voor elk lot.
Hoewel gegevensinput en werk vereist is vóór de verkoop om de catalogus te creëren voordat de partijen worden gepubliceerd, wordt er daartegen tijd bespaard in de backoffice-omgeving na de verkoop omdat de transacties automatisch worden overgebracht naar het financiële systeem.
Tevreden kopers
De kopers in Scrabster hebben de veranderingen in het systeem enthousiast omarmd, aangezien ze hun documenten na de veiling veel sneller ontvangen – een groot voordeel! Dit stelt kopers in staat om hun aankopen te vergelijken met de facturen en biedt meer tijd voor het voorbereiden van export- en transportdocumenten.
Aangezien de mondelinge veiling ongewijzigd is gebleven, ondervonden kopers geen substantiële veranderingen in het marktproces, behalve de overgang van de veilingmeester van het gebruik van pen en papier naar een elektronisch apparaat.
Voordelen van de schippers
Volgens David-John McRobbie, Assistant Manager, is het belangrijkste voordeel van de implementatie van het nieuwe systeem dat de backoffice veel efficiënter verloopt: “Voorheen moest elke verkooptransactie handmatig in het verkoopsysteem worden ingevoerd, een proces dat elke ochtend 1 tot 2 uur in beslag nam. Deze tijdrovende manier van werken is nu definitief van de baan, aangezien in het Aucxis KOSMOS-systeem alle verkooptransacties onmiddellijk worden geüpload naar het financiële systeem van Don. Hierdoor ontvangen schippers hun verkoopnota’s zeer snel, waardoor de administratieve processen voor hun aangesloten bedrijven met betrekking tot het verrekenen van inkomsten, betaling van lonen, … worden gestroomlijnd.
Aucxis en Don Fishing: samen vooruit
Uitdagingen werden kansen toen de samenwerking tussen Don Fish Co en Aucxis zich ontplooide gedurende het project. Hoewel er aanvankelijk obstakels waren bij het afstemmen van de visies, begreep Aucxis snel de behoeften van Don, wat leidde tot een succesvolle samenwerking. David-John McRobbie: ” Als marktleider in veilingautomatisering bracht Aucxis waardevolle expertise mee, met diepgaand inzicht in de werkmethoden van de visveiling door hun jarenlange ervaring. Met het oog op de toekomst kijken we enthousiast uit naar de mogelijkheden om het nieuwe systeem verder te optimaliseren en daarmee de visveiling van Scrabster verder te versterken.
KOSMOS
Vandaag wordt KOSMOS, het handels- en informatieplatform van Aucxis, gebruikt door 19 veilingen, waarvan 14 in de vissector. De software bevat talloze functionaliteiten en evolueert om te voldoen aan de specifieke eisen van nieuwe klanten. De implementatie van KOSMOS in Scrabster was een strategische beslissing, gedreven door Dons toewijding aan innovatie en het verbeteren van praktijken die zowel de vissers als de vishandelaren ten goede komen. Door het succes van het systeem is het een integraal onderdeel geworden van het verkoopproces met het potentieel om uitgerold te worden naar andere Schotse markten.
Ik wil hierbij de toegewijde teams van zowel Don Fishing als Aucxis bedanken. Hun onvermoeibare inzet is van onschatbare waarde geweest bij het overwinnen van uitdagingen en het behalen van de doelstellingen van het project. Samen hebben we een sterke samenwerking gesmeed, gebaseerd op wederzijds respect en vastberadenheid.
